1. Inleiding
Bescherming van privacy is een belangrijke kernwaarde in de dienstverlening van Fletcher Hotels. Om die reden gaan wij ook integer, transparant en zorgvuldig om met de aan onze in bewaring gegeven persoonsgegevens. Fletcher Hotels verwerkt dagelijks informatie over personen en houdt zich daarbij aan de wet. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Fletcher Hotels verwerkt, en voor welke doeleinden. Deze privacyverklaring geldt tevens voor alle hotels, die vallen onder de verantwoordelijkheid van Fletcher Hotels. De privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen.
Fletcher Hotels, gevestigd aan de Buizerdlaan 2 te Nieuwegein is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens.
Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot Fletcher Gastensupport. Bereikbaar via gastensupport@fletcher.nl
Daar waar hierna gesproken wordt over Fletcher Hotels, wordt bedoeld alle hierboven genoemde entiteiten.
2. Persoonsgegevens
Via deze weg willen wij u er op attent maken dat wij de persoonsgegevens die u ons versterkt verwerken en gebruiken, wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst, stageovereenkomst en/of uitzendovereenkomst. Zo is het voor ons noodzakelijk dat wij de volgende gegevens van u ontvangen: NAW, email, kopie bankpas (rek. nr.), kopie ID bewijs. Wij verwerken de door u verstrekte persoonsgegevens in diverse systemen. Daarnaast verzamelen wij bepaalde persoonsgegevens die nodig zijn ter nakoming en/ of uitvoering van bepalingen uit de voor u geldende cao en/of wettelijke bepalingen. U moet denken aan de wet op de rijksbelastingen, vrijstellingsbesluit WBP en uitvoeringsregeling LB.
Fletcher geeft een hoge prioriteit aan de beveiliging van uw persoonsgegevens en behandelt deze persoonsgegevens dan ook zorgvuldig en vertrouwelijk. Gelet op de noodzaak bent u verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken, om met u van het sollicitatie traject tot een uitdiensttreding aan wettelijke termijnen te voldoen. Deze opgeslagen personeelsgegevens zijn enkel toegankelijk voor werknemers van Fletcher, voor zover dat uit hoofde van hun functie noodzakelijk is.
Sollicitant
Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om met u te kunnen communiceren over de verloop van uw sollicitatieprocedure en ter beoordeling van de geschiktheid van de functie.
Medewerker/ Stagiaire/ Uitzendkracht
Bent u medewerkers dan gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het opstellen, uitvoeren en beindigen van uw arbeidsovereenkomst en stageovereenkomst.
3. Ontvangers
Om juridische redenen
We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties. In sommige concrete gevallen kan Fletcher wettelijk verplicht zijn om informatie te verschaffen aan andere derden die niet hierboven worden benoemd. In deze gevallen spreken wij van een uitzonderingssituatie. Te denken valt aan de arbeidsinspectie of andere overheidsorganen welke een sporadische controle kent. Bij deze doorgifte van uw persoonsgegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang en/ of een wettelijke verplichting.
Wettelijke verplichting
In sommige gevallen is het noodzakelijk om uw persoonsgegevens door te geven aan andere partijen. Hierbij valt te denken aan overheidsorganen, of andere partijen die in uitvoering van uw arbeidsovereenkomst noodzakelijke informatie nodig hebben ter bescherming van gerechtvaardigde belangen. Aan de volgende partijen kunnen persoonsgegevens van u worden verstrekt indien dit noodzakelijk is ter uitvoering van uw arbeidsovereenkomst of vanwege wettelijke verplichtingen
- Het UVW
- De Belastingdienst
- Onze Arbodienst
- Bedrijfsartsen
- Accountant
- Pensioenfonds
4. Bewaartermijn
Wij maken gebruik van een personeelsinformatie systeem. Hier worden uw persoonsgegevens gebruikt ter uit voering van uw arbeidsovereenkomst en de loonadministratie.
Uw sollicitatiegegevens zullen uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Mochten wij uw gegevens langer dan deze 4 weken willen bewaren zullen wij hiervoor uitdrukkelijk toestemming aan u vragen.
De persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn ten behoeve van de salaris verwerking en die van fiscaal van belang zijn zullen wij gedurende een periode van 7 jaar bewaren. Dit termijn begint te lopen één dag na de laatste dag van uw dienstverband.
Voor alle overige gegevens welke wij gebruiken in ons personeelssysteem ter verwerking hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaren. Hierbij valt te denken aan beoordelingsgesprekken, functioneringsgesprekken, verzuimgegevens etc.
Van bovengenoemde bewaartermijnen kan worden afgeweken wanneer er een gerechtvaardigd belang is en deze noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke plichten.
5. Uw rechten
U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij deze rechten toe.
Recht van inzage
Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van (de minimaal benodigde gegevens van) uw identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt en wij geven u daar ook een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen uw persoonsgegevens worden verwerkt en hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen.
Verbetering of aanvulling
Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring.
Gegevenswisseling
U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:
- De persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt
- U trekt uw toestemming voor verwerking in en er is geen andere grondslag voor verwerking meer
- U maakt gemotiveerd bezwaar en er zijn dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren
- De persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt
- Wij moeten uw persoonsgegevens op grond van wettelijke verplichtingen wissen
Beperking verwerking
Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons heeft gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan heeft gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen
Overdracht digitale data
Als u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, heeft u het recht om ons een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.
Bezwaar
U mag ten alle tijden bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
Uitoefenen rechten
Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres gastensupport@fletcher.nl.
Fletcher Hotels verstrekt de betrokkene zo snel als mogelijk de gevraagde gegevens. In ieder geval wordt u de informatie binnen een maand na ontvangst van het verzoek gegeven. Indien er meer tijd nodig is voor de behandeling van het verzoek, dan laat Fletcher Hotels dit binnen een maand weten.
6. Aansprakelijkheid
Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuist informatie bevat. Fletcher Hotels kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of links naar de websites van derden.
7. Klachten
Als u vindt dat Fletcher Hotels u niet op de juiste manier helpt, dan heeft u recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder van de AVG, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl kunt u lezen hoe u een klacht kunt indienen.
8. Overig
Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.